Näin vältät julkisen sektorin autohankintojen sudenkuopat

Leasing on julkisen sektorin ajoneuvohankinnoissa yhä useammin varteenotettava vaihtoehto. Huolellisesti suunniteltu kilpailutus takaa onnistuneen lopputuloksen, ja osaava leasingkumppani auttaa välttämään kalliit sudenkuopat.

Autokannan sähköistyminen, kustannuspaineet ja tarve hallita riskejä ovat lisänneet huoltoleasingin kiinnostavuutta myös julkisella sektorilla. Vaikka osa julkisen sektorin toimijoista suosii yhä omistamista, leasing tarjoaa monelle ennakoitavuutta kustannuksiin ja helpotusta hallinnolliseen työhön.

“Viime vuosina erityisesti huoltoleasingin suosio on kasvanut. Ennakoitavat kulut ja ulkoistettu vastuu houkuttelevat tilanteessa, jossa esimerkiksi sähköautojen jälleenmyyntiarvot ovat vaikeasti ennustettavia”, sanoo Business Manager Leevi Saarelainen, joka työskentelee Arvalilla julkisen sektorin asiakkaiden kanssa.

Miksi kilpailutukseen kannattaa valmistautua huolella?

“Lähes jokaisessa kilpailutuksessa, jossa esimerkiksi huoltoleasing ei ole entuudestaan kilpailuttajalle täysin tuttu, törmätään jonkinlaisiin virheisiin tai puutteisiin – ei välttämättä lain näkökulmasta, mutta tavoitteiden kannalta kyllä”, Saarelainen sanoo.

Kilpailutuksen suunnittelussa suurin riski liittyy epätarkkaan määrittelyyn. Esimerkiksi huoltoleasing on käsitteenä monitulkinnallinen, eikä sillä ole vakiomuotoista sisältöä. Yksi toimija voi sisällyttää huoltoleasingiin mukaan renkaat, toinen taas ei ja kolmas tarjoaa lisäksi sijaisautopalvelun.  

”Jos hankintayksikkö ei määrittele kilpailutuksessa selkeästi, mitä palveluun halutaan kuuluvan, vertailtavuus heikkenee. Tällöin tarjottu hinta voi näyttää houkuttelevalta, mutta tiedossa onkin vielä lisäkuluja, kuten laskutuslisiä, sopimusmaksuja tai hallinnointikuluja.”

Keskustele palveluntarjoajien kanssa ennen kilpailutusta

Toinen mahdollinen sudenkuoppa on, ettei kilpailuttaja ole etukäteen miettinyt ja määritellyt, mihin autoja tarvitaan – kuinka paljon niillä tullaan ajamaan, onko erityisvaatimuksia ja niin edelleen. Ilman tarkkaa harkintaa ja määrittelyä kilpailutuksen lopputulos ei välttämättä vastaa tarvetta.  

Ennen kilpailutusta kannattaakin olla yhteydessä leasingyhtiöön ja keskustella siitä, mitä kilpailutuksessa kannattaa huomioida.

”Tarjoamme asiakkaalle tukea jo varhaisessa vaiheessa – neuvomme, miten kilpailutuksesta saa sellaisen, johon mahdollisimman moni pystyy tarjoamaan järkevästi. Olemme esimerkiksi laatineet oppaan julkisia hankintoja varten ja annamme mielellämme neuvoja myös tapaamisissa”, Saarelainen kertoo.

Virallisen kilpailutusprosessin alussa kannattaa järjestää myös markkinavuoropuhelu eli keskustelutilaisuus potentiaalisten toimittajien kanssa. Se antaa mahdollisuuden esittää kysymyksiä, testata suunnitelmien toimivuutta ja saada palautetta suoraan palveluntarjoajilta.

“Markkinavuoropuhelun avulla saa arvokkaita näkemyksiä ja voi tunnistaa jo varhain, jos tarjouspyyntö sisältää epärealistisia tai kalliita vaatimuksia. Esimerkiksi jatkuvasti käytettävissä oleva sijaisauto saattaa kuulostaa hyvältä, mutta ei välttämättä ole kustannustehokas ratkaisu”, Saarelainen huomauttaa.

Neljä vinkkiä onnistuneeseen kilpailutukseen

Saarelaisen mukaan nämä neljä asiaa kannattaa pitää mielessä, kun valmistelee kilpailutusta:

• Määrittele selkeästi, mitä tarvitsette ja mitä olette hankkimassa. Tämä koskee sekä ajoneuvoja että leasingpalvelun sisältöä.
• Hyödynnä asiantuntija-apua. Leasingmarkkina muuttuu jatkuvasti. Yhteydenotto osaavaan kumppaniin jo ennen kilpailutusta varmistaa, että olet ajan tasalla sopimusmuodoista ja uusista toimintamalleista.
• Järjestä markkinavuoropuhelu. Keskustele etukäteen palveluntarjoajien kanssa, niin saat arvokasta tietoa tarpeidenne ja vaatimustenne realistisuudesta.
• Varmista vertailukelpoisuus. Pyydä tarjoajilta selkeä erittely kustannuksista, jotta todelliset erot tulevat esiin.